Para definir um tipo de reunião é preciso definir claramente o tipo de resultado que se pretende obter. Uma palestra nunca terá o mesmo efeito de um curso de pós-graduação. Palestras servem para dar um pontapé inicial ou servir de mote final de um conjunto de ações da empresa, nunca para ensinar os detalhes de qualquer assunto. Se for uma palestra técnica, é preferível um técnico especializado ou palestrantes que falem dos conceitos gerais.
Se o objetivo for uma grande carga de conhecimento, dê preferência a um curso, treinamento ou workshop. Se for palestra, não pense que quanto menor o tempo, menor será o preço. É mais difícil falar bem em pouco tempo, porque para uma apresentação de 4 horas há tempo de detalhar cada tópico. Para um discurso de 30 minutos, requer uma boa preparação para resumir os tópicos.
Palestrantes
Bons palestrantes não são aqueles que falam bem, mas aqueles que entendem do que estão falando. O perfil do palestrante deve ser adequado aos objetivos do evento. Se o assunto tiver um foco muito técnico e específico, prefira um consultor técnico com habilidade de comunicação e bem-humorado. Para eventos festivos, comemorativos, abertos ou com a participação de familiares dos empregados, escolha um palestrante motivacional com uma maior carga de entretenimento. Além do palestrante, pode-se incluir um mágico, um comediante, um circo ou uma peça de teatro empresarial.
E para evitar constrangimentos, tenha conhecimento prévio dos temas. Palestrantes engraçadinhos, que fazem piadas sujas à frente de senhoras e crianças, devem ser descartados. Não escolha o palestrante pelo preço, mas pelo que ele pode acrescentar ao evento. Um palestrante barato pode sair caro ao trazer resultados de pouco valor. O palestrante é apenas parte do investimento; o custo maior está na soma do tempo de todos os participantes, além de hospedagem e passagens aéreas.
E jamais sobrecarregue um palestrante com problemas relacionados aos preparativos do evento e nem o pressione se deseja que os resultados sejam motivadores. Nunca faça programações extras antes de uma palestra, como jantares, visitas turísticas ou apresentações, mesmo que ele chegue com antecedência. O palestrante deve estar focado na sua preparação, por isso evite que ele disperse suas energias.
Tempo de palestras e cursos
O tempo ideal para palestra é de 1 hora e mais 30 minutos para perguntas, esclarecimentos e fechamento. No caso de palestra motivacional, as perguntas podem ser dispensadas para não reduzir o impacto da mensagem. Para um tempo maior deve ser previsto um intervalo, mas neste caso apenas se a palestra for mais expositiva e menos motivacional ou de impacto.
Treinamentos, cursos e workshops podem ser de 3 horas a 3 dias. Por isso, é necessário incluir um intervalo para coffeebreak a cada 2 horas e também para descanso. Todos os alimentos devem ser leves, de fácil disgestão e principalmente no almoço, dispense comidas muito condimentadas e pesadas, além das bebidas alcóolicas.
Intervalos
Em grandes eventos os participantes devem portar seus objetos de valor durante os intervalos. Em eventos com mais de uma apresentação o ideal é que os participantes troquem de lugar na volta do intervalo, para estimular o networking e renovar o ângulo de visão. Os banheiros devem estar limpos e equipados com sabonete, toalhas e papel higiênico, além de que devem atender ao número de participantes. Os lanches devem ser suficiente para o número de participantes e estar servido antes do início do intervalo. Isso poupa tempo.
Eventos com agenda espremida acabam criando uma sensação de estresse nos palestrantes e participantes. Dificilmente se consegue que os intervalos para lanches tenham exatamente a duração de 20 minutos. É preferível prever prazos flexíveis para evitar que o palestrante tenha de "correr" com o assunto ou omita algum detalhe. Por isso, durante o evento pode-se reduzir o tempo ou eliminar uma atividade. O ideal é que o palestrante não tenha que ficar controlando o tempo, por isso, utilize um cartaz atrás do público avisando sobre o tempo para intervalos e para encerramento, com 15 minutos de antecedência.
Local para eventos
Em auditórios improvisados, disponha os assentos em semicírculo para todos olharem diretamente sem virar a cabeça. Uma leve torção do pescoço reduz a oxigenação do cérebro e causa sono. Uma torção severa pode causar a morte. Em treinamentos ou workshops, dê preferência a uma disposição do tipo espinha de peixe, com mesas para dinâmicas e atividades.
Calcule com cuidado o tamanho da sala em palestras ou treinamentos que envolverem atividades de interação com o público. Para treinamentos ou workshops é ideal ter mesas e devem ser evitados auditórios com poltronas fixas, pois impedem dinâmicas e interação do público. Para palestras pode ser utilizado um auditório ou sala com cadeiras na disposição de sala de aula.
Verifique se a iluminação não é excessiva para a tela do projetor (data-show) ou pouca para a platéia porque causa sono. Iluminação suave sobre a audiência, menor sobre a tela de projeção e suficiente sobre o palestrante. Saiba exatamente onde estão os interruptores e que lâmpadas eles acendem ou apagam para o caso de precisar alterar a iluminação durante a palestra para passar um vídeo, por exemplo. Se apagar totalmente as luzes da platéia e jogar um canhão de luz sobre o palestrante, é provável que ele comece a enxergar bolinhas no canto dos olhos e fique sem saber se ainda tem alguém assistindo ou se já foram todos embora.
O palestrante deve ter espaço para se movimentar. Se houver uma mesa no palco para convidados ilustres, coloque-a na diagonal. Se o palestrante se coloca entre a mesa e a platéia, ele ficará dividido na sua atenção, ora estará de costas para a mesa, ora estará de costas para a platéia. Como qualquer pessoa, o palestrante não ficará muito à vontade com pessoas atrás de si. Além disso, expressões de desinteresse, bocejos e caras feias dos membros da mesa, propositais ou não, poderão influenciar negativamente o público.
Deve-se evitar grandes espaços entre o palco e os participantes, pois causam um efeito de distanciamento. Evite mesas, cadeiras, vasos, coroas de flores e outros objetos que criem uma barreira entre o palestrante e o público. As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras, evitando preencher apenas os assentos do fundo da sala. Assentos vazios entre o palestrante e a platéia criam distanciamento e prejudicam o sucesso da palestra. Durante a palestra, quem entra ou sai do ambiente deve fazê-lo pelos fundos.
Mestre de Cerimônia
O mestre de cerimônias deve fazer a apresentação do palestrante, dar avisos de duração e intervalos, solicitar o desligamento dos celulares e criar um clima de atenção e silêncio para o início da palestra. A apresentação do palestrante deve ser resumida evitando exageros nos adjetivos; muitos elogios pode criar uma falsa expectativa. Depois disso, o mestre de cerimônia deve sentar-se na platéia e jamais continuar no palco para não desviar a atenção do público.
O mestre de cerimônias deve reassumir no final de cada palestra para dar avisos, anunciar intervalo, fazer uma breve descrição da próxima palestra, solicitando o retorno rápido da audiência a seus lugares. Se houver tempo para perguntas, isso deverá ser informado antes pelo mestre de cerimônias. Recepcionistas com microfones ou blocos para questões escritas cuidarão da sequência de perguntas. Dê preferência a perguntas feitas por escrito. Por razões óbvias, é melhor não franquear o microfone para perguntas da platéia.
Equipamentos
A tela de projeção deve ficar à esquerda do palestrante (centro ou direita da audiência), para que ele possa apontá-la com a mão esquerda, enquanto segura o microfone com a direita. Inverta as instruções se ele for canhoto. Se forem três telas, como em grandes eventos, provavelmente o palestrante só apontará para uma. Observe a mão do palestrante antes dele começar. Se ele tremer demais, melhor que não use um apontador a laser.
Os equipamentos como microfones, datashow, apontador, cabos e conexões, devem estar instalados e testados com antecedência. Use sempre baterias novas e tenha um ótimo microfone na reserva, porque certamente será ele o titular após os primeiros cinco minutos de palestra. Existem vários tipos de microfones. Os de lapela podem perder em qualidade quando o palestrante olha para os lados. A colocação de microfones (lapela ou auricular) deve ser feita antes do palestrante entrar em cena e ele deve saber como ligá-lo. Avise o palestrante para desligar o microfone de lapela quando for ao banheiro ou conversar assuntos sigilosos durante o intervalo.
Se o palestrante utilizar som de seu próprio notebook, providencie amplificador, caixas de som e um cabo apropriado para a conexão à saída de fone de ouvido do notebook do palestrante. Muitos utilizam músicas ou filmes durante a apresentação. Se a execução dos vídeos e áudios for feita por terceiros sob o comando do palestrante, não espere por um sincronismo perfeito. É melhor que o próprio palestrante faça a mudança dos slides. Para isto devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para alcançar o datashow e o amplificador de som ou um controle remoto.
Se o palestrante trouxer sua apresentação em pen-drive, CD ou disquete, instale com antecedência. Já não se usa mais mais quadros com giz ou projetor de transparências. Exceto em pequenas audiências, pode-se usar o flipchard. Apenas em último caso a mudança dos slides deve ser feita por um operador. Se não existir controle remoto para a mudança de slides ou o notebook estiver longe do palestrante, o operador do datashow deve conhecer previamente o assunto ou ter a marcação detalhada do momento de mudar o slide.
Serviços de palco
Serviço de palco, bastidores e camarim para palestrantes e conferencistas devem conter água à disposição. Evite que garçons ou recepcionistas circulem pelo palco durante a palestra para abastecer copos, pois roubam a atenção do público. Quando o garçon derruba a bandeja, então, nem se fala. Também deve-se evitar que fotógrafos, cinegrafistas ou pessoas em geral circulem na área do palestrante. Alguns palestrantes não permitem filmagens, portanto é melhor perguntar antes para evitar embaraços.
Alguns profissionais contratados para cuidar do áudio e vídeo costumam deixar algum DVD de shows musicais passando enquanto as pessoas chegam e se acomodam. Em outros casos os patrocinadores costumam passar seus próprios vídeos. Em nenhuma hipótese ligue o projetor em algum canal de TV com filmes ou noticiários deprimentes. É aconselhável ter música ambiente antes da palestra. Dê preferência a um jazz instrumental com ritmo alegre. Quando utilizar música é prudente consultar o ECAD, devido aos direitos autorais pela execução. Desligue a música antes de começar a palestra.
Esteja atento à Lei de Murphy: Se existir um fio ou cabo elétrico no chão sem estar protegido por um carpete ou fita adesiva, tenha certeza de que alguém irá tropeçar nele, apagar o projetor, derrubar o notebook ou as duas coisas. Por isso, antecipe-se aos fatos; proteja os fios e tomadas. Não se arrisque a deixar um alçapão aberto no palco e diminua todas as condições que possam causar um acidente.
Se o objetivo for uma grande carga de conhecimento, dê preferência a um curso, treinamento ou workshop. Se for palestra, não pense que quanto menor o tempo, menor será o preço. É mais difícil falar bem em pouco tempo, porque para uma apresentação de 4 horas há tempo de detalhar cada tópico. Para um discurso de 30 minutos, requer uma boa preparação para resumir os tópicos.
Palestrantes
Bons palestrantes não são aqueles que falam bem, mas aqueles que entendem do que estão falando. O perfil do palestrante deve ser adequado aos objetivos do evento. Se o assunto tiver um foco muito técnico e específico, prefira um consultor técnico com habilidade de comunicação e bem-humorado. Para eventos festivos, comemorativos, abertos ou com a participação de familiares dos empregados, escolha um palestrante motivacional com uma maior carga de entretenimento. Além do palestrante, pode-se incluir um mágico, um comediante, um circo ou uma peça de teatro empresarial.
E para evitar constrangimentos, tenha conhecimento prévio dos temas. Palestrantes engraçadinhos, que fazem piadas sujas à frente de senhoras e crianças, devem ser descartados. Não escolha o palestrante pelo preço, mas pelo que ele pode acrescentar ao evento. Um palestrante barato pode sair caro ao trazer resultados de pouco valor. O palestrante é apenas parte do investimento; o custo maior está na soma do tempo de todos os participantes, além de hospedagem e passagens aéreas.
E jamais sobrecarregue um palestrante com problemas relacionados aos preparativos do evento e nem o pressione se deseja que os resultados sejam motivadores. Nunca faça programações extras antes de uma palestra, como jantares, visitas turísticas ou apresentações, mesmo que ele chegue com antecedência. O palestrante deve estar focado na sua preparação, por isso evite que ele disperse suas energias.
Tempo de palestras e cursos
O tempo ideal para palestra é de 1 hora e mais 30 minutos para perguntas, esclarecimentos e fechamento. No caso de palestra motivacional, as perguntas podem ser dispensadas para não reduzir o impacto da mensagem. Para um tempo maior deve ser previsto um intervalo, mas neste caso apenas se a palestra for mais expositiva e menos motivacional ou de impacto.
Treinamentos, cursos e workshops podem ser de 3 horas a 3 dias. Por isso, é necessário incluir um intervalo para coffeebreak a cada 2 horas e também para descanso. Todos os alimentos devem ser leves, de fácil disgestão e principalmente no almoço, dispense comidas muito condimentadas e pesadas, além das bebidas alcóolicas.
Intervalos
Em grandes eventos os participantes devem portar seus objetos de valor durante os intervalos. Em eventos com mais de uma apresentação o ideal é que os participantes troquem de lugar na volta do intervalo, para estimular o networking e renovar o ângulo de visão. Os banheiros devem estar limpos e equipados com sabonete, toalhas e papel higiênico, além de que devem atender ao número de participantes. Os lanches devem ser suficiente para o número de participantes e estar servido antes do início do intervalo. Isso poupa tempo.
Eventos com agenda espremida acabam criando uma sensação de estresse nos palestrantes e participantes. Dificilmente se consegue que os intervalos para lanches tenham exatamente a duração de 20 minutos. É preferível prever prazos flexíveis para evitar que o palestrante tenha de "correr" com o assunto ou omita algum detalhe. Por isso, durante o evento pode-se reduzir o tempo ou eliminar uma atividade. O ideal é que o palestrante não tenha que ficar controlando o tempo, por isso, utilize um cartaz atrás do público avisando sobre o tempo para intervalos e para encerramento, com 15 minutos de antecedência.
Local para eventos
Em auditórios improvisados, disponha os assentos em semicírculo para todos olharem diretamente sem virar a cabeça. Uma leve torção do pescoço reduz a oxigenação do cérebro e causa sono. Uma torção severa pode causar a morte. Em treinamentos ou workshops, dê preferência a uma disposição do tipo espinha de peixe, com mesas para dinâmicas e atividades.
Calcule com cuidado o tamanho da sala em palestras ou treinamentos que envolverem atividades de interação com o público. Para treinamentos ou workshops é ideal ter mesas e devem ser evitados auditórios com poltronas fixas, pois impedem dinâmicas e interação do público. Para palestras pode ser utilizado um auditório ou sala com cadeiras na disposição de sala de aula.
Verifique se a iluminação não é excessiva para a tela do projetor (data-show) ou pouca para a platéia porque causa sono. Iluminação suave sobre a audiência, menor sobre a tela de projeção e suficiente sobre o palestrante. Saiba exatamente onde estão os interruptores e que lâmpadas eles acendem ou apagam para o caso de precisar alterar a iluminação durante a palestra para passar um vídeo, por exemplo. Se apagar totalmente as luzes da platéia e jogar um canhão de luz sobre o palestrante, é provável que ele comece a enxergar bolinhas no canto dos olhos e fique sem saber se ainda tem alguém assistindo ou se já foram todos embora.
O palestrante deve ter espaço para se movimentar. Se houver uma mesa no palco para convidados ilustres, coloque-a na diagonal. Se o palestrante se coloca entre a mesa e a platéia, ele ficará dividido na sua atenção, ora estará de costas para a mesa, ora estará de costas para a platéia. Como qualquer pessoa, o palestrante não ficará muito à vontade com pessoas atrás de si. Além disso, expressões de desinteresse, bocejos e caras feias dos membros da mesa, propositais ou não, poderão influenciar negativamente o público.
Deve-se evitar grandes espaços entre o palco e os participantes, pois causam um efeito de distanciamento. Evite mesas, cadeiras, vasos, coroas de flores e outros objetos que criem uma barreira entre o palestrante e o público. As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras, evitando preencher apenas os assentos do fundo da sala. Assentos vazios entre o palestrante e a platéia criam distanciamento e prejudicam o sucesso da palestra. Durante a palestra, quem entra ou sai do ambiente deve fazê-lo pelos fundos.
Mestre de Cerimônia
O mestre de cerimônias deve fazer a apresentação do palestrante, dar avisos de duração e intervalos, solicitar o desligamento dos celulares e criar um clima de atenção e silêncio para o início da palestra. A apresentação do palestrante deve ser resumida evitando exageros nos adjetivos; muitos elogios pode criar uma falsa expectativa. Depois disso, o mestre de cerimônia deve sentar-se na platéia e jamais continuar no palco para não desviar a atenção do público.
O mestre de cerimônias deve reassumir no final de cada palestra para dar avisos, anunciar intervalo, fazer uma breve descrição da próxima palestra, solicitando o retorno rápido da audiência a seus lugares. Se houver tempo para perguntas, isso deverá ser informado antes pelo mestre de cerimônias. Recepcionistas com microfones ou blocos para questões escritas cuidarão da sequência de perguntas. Dê preferência a perguntas feitas por escrito. Por razões óbvias, é melhor não franquear o microfone para perguntas da platéia.
Equipamentos
A tela de projeção deve ficar à esquerda do palestrante (centro ou direita da audiência), para que ele possa apontá-la com a mão esquerda, enquanto segura o microfone com a direita. Inverta as instruções se ele for canhoto. Se forem três telas, como em grandes eventos, provavelmente o palestrante só apontará para uma. Observe a mão do palestrante antes dele começar. Se ele tremer demais, melhor que não use um apontador a laser.
Os equipamentos como microfones, datashow, apontador, cabos e conexões, devem estar instalados e testados com antecedência. Use sempre baterias novas e tenha um ótimo microfone na reserva, porque certamente será ele o titular após os primeiros cinco minutos de palestra. Existem vários tipos de microfones. Os de lapela podem perder em qualidade quando o palestrante olha para os lados. A colocação de microfones (lapela ou auricular) deve ser feita antes do palestrante entrar em cena e ele deve saber como ligá-lo. Avise o palestrante para desligar o microfone de lapela quando for ao banheiro ou conversar assuntos sigilosos durante o intervalo.
Se o palestrante utilizar som de seu próprio notebook, providencie amplificador, caixas de som e um cabo apropriado para a conexão à saída de fone de ouvido do notebook do palestrante. Muitos utilizam músicas ou filmes durante a apresentação. Se a execução dos vídeos e áudios for feita por terceiros sob o comando do palestrante, não espere por um sincronismo perfeito. É melhor que o próprio palestrante faça a mudança dos slides. Para isto devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para alcançar o datashow e o amplificador de som ou um controle remoto.
Se o palestrante trouxer sua apresentação em pen-drive, CD ou disquete, instale com antecedência. Já não se usa mais mais quadros com giz ou projetor de transparências. Exceto em pequenas audiências, pode-se usar o flipchard. Apenas em último caso a mudança dos slides deve ser feita por um operador. Se não existir controle remoto para a mudança de slides ou o notebook estiver longe do palestrante, o operador do datashow deve conhecer previamente o assunto ou ter a marcação detalhada do momento de mudar o slide.
Serviços de palco
Serviço de palco, bastidores e camarim para palestrantes e conferencistas devem conter água à disposição. Evite que garçons ou recepcionistas circulem pelo palco durante a palestra para abastecer copos, pois roubam a atenção do público. Quando o garçon derruba a bandeja, então, nem se fala. Também deve-se evitar que fotógrafos, cinegrafistas ou pessoas em geral circulem na área do palestrante. Alguns palestrantes não permitem filmagens, portanto é melhor perguntar antes para evitar embaraços.
Alguns profissionais contratados para cuidar do áudio e vídeo costumam deixar algum DVD de shows musicais passando enquanto as pessoas chegam e se acomodam. Em outros casos os patrocinadores costumam passar seus próprios vídeos. Em nenhuma hipótese ligue o projetor em algum canal de TV com filmes ou noticiários deprimentes. É aconselhável ter música ambiente antes da palestra. Dê preferência a um jazz instrumental com ritmo alegre. Quando utilizar música é prudente consultar o ECAD, devido aos direitos autorais pela execução. Desligue a música antes de começar a palestra.
Esteja atento à Lei de Murphy: Se existir um fio ou cabo elétrico no chão sem estar protegido por um carpete ou fita adesiva, tenha certeza de que alguém irá tropeçar nele, apagar o projetor, derrubar o notebook ou as duas coisas. Por isso, antecipe-se aos fatos; proteja os fios e tomadas. Não se arrisque a deixar um alçapão aberto no palco e diminua todas as condições que possam causar um acidente.