Administração do tempo

Na estória de Alice no país das maravilhas, diz o Coelho para Alice:

" Estou atrasado, muito atrasado... "

 

Não importa quanto tempo tenhamos à disposição, sempre conseguimos sempre transformá-lo num tempo insuficiente. Algumas pessoas abençoadas conseguem ter uma relação saudável com o relógio. Tem gente que consegue sair de casa para o trabalho, para uma consulta médica ou para a missa sempre com muita antecedência, para ter tempo de reserva, caso algo aconteça.

 

Há outros que demonstram uma relação de quase desconhecimento do tempo: relógio é, em muitas circunstâncias, uma mera referência, não necessariamente a ser seguida. Essa questão renderia, sem dúvida, longos debates psicológicos e sociais. Genética ou cultura, o fato simples e claro é que a administração do tempo não merece atenção de algumas pessoas, fazendo com que estejam sempre apressadas. Elas sofrem da "Sindrome do Coelho de Alice": estão sempre atrasadas...

Administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada nas empresas e também na vida pessoal, permitindo a organização de metas com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração de tempo começa quando identificamos como estamos utilizando as 24 horas de cada dia, e detectamos onde estamos perdendo tempo, quais as tarefas desnecessárias e improdutivas que estamos realizando.

 

Quando adotamos o processo de administrar o tempo, ele nos possibilita auto-descoberta, além de que pode nos tornar mais produtivos e livres para fazer coisas que nos satisfaçam. Um dos maiores problemas que as pessoas relatam é que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário e que gostariam de fazer, no entanto, elas têm mais tempo do que imaginam ter. Na verdade, elas estão sendo dominadas pelo tempo, quando o correto seria o contrário.

 

 

 

 

Os principais estranguladores do tempo:

 

• Objetivos confusos: falta de planejamento diário, falta de padrões, critérios, diretrizes e objetividade, falta de definição das prioridades ou prioridades não claras, alteração constantes de ordens e de prioridades.
• Falta de Previsão: responsabilidade e autoridades confusas, não antecipar-se aos prováveis acontecimentos, não reservar tempo para o inesperado, estimativa irreal de tempo para uma tarefa, interrupções e barulhos que incomodam.
• Dispersão: não saber negar favores, dificuldade em dizer "não", excesso de assuntos inacabados,  reuniões, entrevistas e telefonemas improdutivos, excesso de telefonemas, falta de comunicação
• Desorganização: sobrecarga de tarefas, centralização, dificuldade para delegar tarefas, excesso de controle, desorganização pessoal, arquivos e armários desorganizados, falta de treinamento adequado, dificuldade de adaptação e resistência às mudanças.

 

Tempo perdido é tempo irrecuperável, e mesmo que se tenha agilidade, muitas vezes a vontade de recuperar o tempo compromete a qualidade do que se faz. Um dos principais estranguladores do tempo é a desorganização, pois perde-se muito tempo tentando encontrar papéis, documentos, chaves e outras coisas no meio de uma bagunça.

 

Outro é a falta de previsão. Quando não se prevê, perde-se tempo. Por isso é essencial determinar um tempo limitado para atender um cliente, um fornecedor, responder a um telefonema etc. Nesse caso, o essencial é a objetividade, sem deixar-se perder em um mar de possibilidades.

 

Importante é tratar do que seja realmente necessário, sem perder tempo com pequenas coisas e deixar outras mais importantes e urgentes relegadas em segundo plano. Outro estrangulador do tempo é a centralização, que é  um dos fatores cruéis dos executivos. Muitas vezes eles esquecem que muitas tarefas podem ser delegadas, sem prejuízo da sua execução e qualidade.

 

 

 

 

 

 

É importante separar pelo menos 1 hora do dia para dedicar-se à sua organização mental, repensar sobre seus interesses, suas estratégias, meios de melhorar seus objetivos, desenvolver-se intelectualmente e definir prioridades; isso sem nenhuma interrupção ou interferência externa.

 

Desligue o celular, não atenda telefonemas e não dispense seu tempo com coisas menos importantes. A qualidade do seu trabalho se multiplica, melhora sua qualidade vida, sobra-lhe mais tempo para outros interesses e melhora a satisfação com o seu desempenho. É o nosso perfil de nosso comportamento diante do tempo que nos dirá, o que e como devemos mudar.

 

Muitas vezes a pessoa começa uma tarefa, retoma outra sem concluir a primeira e depois outra sem concluir nenhuma. No final do dia, constata que está exausta, trabalhou o dia inteiro e não vê nenhum resultado. Outras vezes ela se propôs a fazer tantas coisas, se ocupou de coisas de menor importância, e quando percebe, algo importante deixou de ser feito, e aí reclama que não teve tempo para nada...