Recursos em apresentações

Cada vez mais comuns nas salas de reunião das empresas, dos auditórios e das salas de aula, os projetores de slides têm obrigado muitas pessoas a produzirem apresentações em PowerPoint para acompanhar suas falas em reuniões, treinamentos, cursos, aulas, negociações e diversas outras situações. No entanto, poucas empresas investem em treinamentos para ajudarem seus funcionários a criarem boas apresentações em slides.

Poucos sabem que a apresentação é mero recurso ilustrativo que deve ser usado como apoio. O resultado é que muitas vezes, em vez de ajudar, os recursos eletrônicos podem atrapalhar uma apresentação. Quem fará uma apresentação precisa cuidar da forma e do conteúdo. Funcional e autoexplicativo, o PowerPoint é um programa fácil de utilizar e cheio de recursos gráficos, com centenas de possibilidades de layout, ferramentas de formatação e cores, sons e animações. Justamente por essa fartura de opções é que residem os maiores perigos: o excesso de informação e formatação, pode confundir o público. Menos é mais.

Apresentação primeiro, PowerPoint em segundo lugar. O objetivo do PowerPoint é complementar a fala, um recurso de apoio à apresentação que deve ter de forma simplificada os seus principais tópicos, gráficos e imagens ilustrativas. Quanto mais simples o slide, maior a retenção do conteúdo por parte do público. Talvez o maior erro dos apresentadores seja inserir uma grande quantidade de texto na tela e ler tudo em voz alta. Se fosse para ler, dispensável seria a presença do orador.

Mas o maior e mais frequente erro nas apresentações é a falta de uma estrutura coerente de slides. Aprender a estruturar as ideias é uma conquista para toda vida. A sequência planejada, articulada e coesa do conteúdo apresentado, é que garantirá a retenção das ideias transmitidas. Além disso, bons slides devem estar harmonizados com a fala, em vez de estarem rivalizados com ela. Se os elementos visuais distraem a atenção do público, elimine-os.

O excesso de texto, por exemplo, pode gerar ansiedade na plateia, que se divide entre ouvir o que está sendo dito e ler o que está escrito. Isso vale para gráficos, desenhos e fotos. Conteúdos textuais, elementos multimídia, tamanho e tipo de letra, diagramação, cores e animações; são muitos os elementos que devem ser considerados na hora de elaborar uma apresentação em PPT.

Antes de tudo, um apresentador deve ter em mente que os slides vão ser lidos pela plateia, por isso eles devem ser legíveis e ficar expostos por tempo suficiente para que se consiga ler o que está escrito. Fontes de fácil leitura, como Ariel, Calibri e Verdana; tamanho da fonte 40 para o título e 28 para o texto, contraste de cores que facilite a leitura; tudo isso proporciona uma diagramação agradável.

A cada slide pense num outdoor, coloque apenas a mensagem de introdução do assunto que seja de fácil e rápida assimilação. Use mensagens curtas de forma que possa ler lida no máximo em 10 segundos, assim não estará chamando mais atenção do que a sua apresentação. Poucas palavras e poucas linhas é o segredo para manter uma apresentação interessante.

Quando bem elaborado, o PowerPoint contribui bastante para uma boa apresentação. O primeiro slide deve conter o título do assunto, o nome do apresentador. O próximo slide, o detalhamento da estrutura da apresentação, servindo apenas como contexto. Ao longo da apresentação, crie slides com espaço aberto para perguntas - possivelmente nas mudanças de tópico - isso encoraja a plateia a participar. O segredo de uma boa apresentação está no respeito ao seu planejamento e na harmonia entre forma e conteúdo.

Cartões de visita

No trabalho e nas relações profissionais, a etiqueta recomenda o uso de cartões de visita. É uma postura profissional, elegante, que pode render bons contatos. Os cartões devem ser pequenos, em tamanho padrão, discretos, porém devem fornecer várias alternativas de contato, como telefone, endereço para correspondência, e-mail e endereço de site pessoal. Pode-se também usar um cartão tipo Quick-Adress - auto-adesivo que traz seu endereço e número de telefone. Estes são mais práticos, porque podem ser colados direto na agenda da pessoa.

Nunca entregue o seu cartão no início da conversa. Eles só devem ser entregues ao final de uma conversa, ou, antes dela, à secretária da pessoa com quem você terá uma reunião. De praxe em reuniões de negócios com a presença de muitos executivos trocam-se cartões antes da reunião, pois evita-se que cada um se apresente descrevendo sua função na empresa.

Em eventos sociais os cartões de visita podem ser oferecidos desde que o interlocutor esteja disposto a manter um contato posterior. Em exposições e feiras o cartão de visita serve para ensejar um contato posterior. Por isso, use-o a seu favor.

Dress Code ou Modo de vestir na profissão

Dress Code é um código usado para definir o que vestir durante um evento. Portanto, tratando de assuntos junto a outros profissionais o importante é vestir-se de modo a expressar seu profissionalismo. Reuniões são eventos formais que visam tratar principalmente de assuntos profissionais, exceto se sua profissão recomende um modo específico de vestir, como profissionais de saúde, militares e outros.

Existem algumas dicas que dependem muito da percepção. Se você terá uma reunião numa entrevista de emprego, dependerá do cargo a que está se candidatando. Se os níveis dos participantes da reunião e seu cargo exigirem, use o terno. Se a sua função é para um serviço burocrático, use o traje esporte: calça e camisa. Opte por roupas sóbrias, não usando e nem misturando cores vivas. O sapato deve combinar com o cinto, e nunca use meias claras com calças escuras e nem pulseiras, anéis, brincos ou colares e correntes.

Um terno preto ou azul-marinho, camisa branca, gravata de seda lisa ou listrada — sem estampas extravagantes — e sapatos sociais bem engraxados é um conjunto clássico que presta para todas as ocasiões. Principalmente, num primeiro encontro, a gravata é indispensável, mesmo que ninguém a use na empresa. É sinal de respeito com aquele ambiente. Assim, se ao chegar, perceber que as outras pessoas não estiverem usando, basta tirá-la. Se estiver sem gravata, quando todos a usam, se sentirá constrangido, por isso o terno é funcional. Se você estiver de terno preto em uma agência de publicidade, onde todo o mundo usa roupas mais descontraídas, é só tirar o paletó e a gravata, e pronto: você está enturmado.

O homem deve evitar calças muito curtas ou gravatas com comprimento inadequado - longa ou curta demais. A ponta da gravata deve cobrir a fivela do cinto, e as camisas não podem estar com os punhos esgarçados. As combinações erradas também são horríveis. A meia deve ser da cor da calça ou do sapato. O sapato marrom deve ser utilizado com ternos claros, enquanto o preto combina com outros mais escuros. A gravata só pode ser numa cor berrante se a camisa for clara e o terno escuro. Por fim, as peças devem ter bom caimento, sem estarem justas ou folgadas demais. Não se recomenda o uso de cintos extravagantes e os paletós não precisam ser totalmente abotoados. O último botão pode ficar solto.

Para as mulheres, existem muitas possibilidades e o mais indicado é o traje esporte: Saia/blusa, terninho ou tailleurs. Para entrevistas, evite roupas decotadas, curtas ou justas demais. O ideal são as roupas sóbrias e discretas, evitando tecidos transparentes. O melhor é aderir ao código tradicional, que aconselha uma modesta discreção. Tanto no trabalho como numa recepção formal, um tailleur com tons discretos, sem brilhos excessivos e adereços extravagantes, com sapatos de salto médio e a bainha abaixo do joelho, é mais apropriado.

Etiqueta Profissional nas reuniões

Em reuniões, alguns cuidados podem ser tomados. É fundamental definir, sempre que possível, quanto tempo as entrevistas e reuniões vão durar. Normalmente, quem deve definir o tempo é o anfitrião. Isso se faz já no começo da conversa e não é falta de educação, ao contrário, é uma maneira de situar as pessoas e tornar a reunião mais objetiva.

Um detalhe importante: quem convida ou convoca a reunião é sempre o chefe do encontro. É ele quem dá a direção da conversa. Ao receber um visitante ou um vendedor, seja objetivo: "Estou realmente eu estou muito interessado no seu projeto ou no seu produto, e eu reservei até às onze horas para esta reunião, está bom pra você?

Muita gente conta uma piada para quebrar a tensão, mas isso não é muito recomendável. Muitas vezes, a piada é de mau gosto e, mesmo que não seja, você corre o risco de não agradar. É melhor se portar naturalmente, e para quebrar o gelo, falar um pouquinho sobre o tempo, a economia, o ramo em que você atua etc. Esses assuntos ajudam a diminuir a tensão inicial. Evite entrar em assuntos pessoais, a não ser que contribua para o objetivo do encontro. Comece por assuntos menores, é mais fácil de conseguir concordância.

Comportamento em coqueteis

Um coquetel é sempre uma ótima ocasião para encontrar amigos e fazer contatos em um ambiente descontraído, estreitando relações de amizades e negócios. É o tipo de recepção onde os garçons transitam entre os convidados com drinks e salgadinhos, sendo os convidados recebidos com "finger food" (comer com as mãos). No entanto, quando não se sabe comportar adequadamente, pode-se ser apanhado nas pequenas armadilhas. A ocasião é informal, mas não dispensa algumas formalidades.

Coquetél não um é jantar!

Uma recepção desse tipo geralmente tem caráter de pouca duração e objetivos específicos. A bebida geralmente é mais escassa e os salgadinhos não visam matar a fome, são apenas ilustrações para o evento. Por isso, tenha sempre em mente a máxima dos 4 "s":   

"surgir, saudar, sorrir e sumir".

Em geral as pessoas circulam para cumprimentar os amigos e conhecidos, mas preste atenção pois não há nada mais desagradável quando você acaba de colocar um salgadinho na boca e alguém sorridente se aproxima para cumprimentar. Logicamente, você com a boca cheia, pode se atrapalhar. Isso não significa que não deva comer, mas é recomendável ter sempre em mãos um guardanapo que ajuda a evitar constrangimentos. Pior do que apertar uma mão molhada só mesmo uma mão engordurada, pois a gordura impregna nas mãos.

E por mais saborosos que estejam, por mais que se queira saciar sua fome, resista à tentação de encher as mãos de salgadinhos. Mais recomendável é fazer um pequeno lanche antes do evento. Outra dica, é fugir das empadinhas e daqueles salgados que impregnam nos dentes ou que tenham forte sabor, pois isso afasta quem se aproxima para conversar. Se o convite indicar que é um Coquetel Souper, isto indica que será servido um prato quente além dos tradicionais salgadinhos

Apresentações e assuntos

É infinitamente delicado que se apresente uma pessoa quando esta se junta ao grupo, com nome e sobrenome, dispensando a profissão a não ser que seja um evento de trabalho. Os assuntos de um coquetél não devem ultrapassar comentários amenos, pois em ocasiões como esta ninguém está interessado em engatar conversas profundas ou fechar negócios. A não ser que o motivo do evento seja exatamente com objetivos de negociação, como em feiras e exposições, onde os vendedores estão dispostos a negociar.

Os cartões de visita podem e devem ser trocados em coquetéis, ao final de uma conversa ou ao despedir-se para um posterior contato. Mas isso não significa distribuir cartões aleatoriamente a todos os convidados; apenas para aqueles que realmente tenha interesse em contatar posteriormente. Se for um lançamento imobiliário o negociador do empreendimento pode oferecer o cartão de visita, mas somente àqueles que realmente se mostrarem interessados.

Seja bem informado, mas controle-se

Se for uma exposição de arte ou lançamento de um livro é necessário que se tenha um mínimo de informação sobre o autor ou artista, mas contenha o desejo de expor teses sobre o assunto. Iniciar uma conversa longa é contraproducente nessas ocasiões. Havendo interesse em abordar algum assunto mais profundamente, melhor é combinar outro momento. Se a outra pessoa estiver igualmente interessada no assunto, sugira um encontro após o evento e em outro lugar, onde poderá discutir mais sobre o assunto. E evite assuntos delicados como política, religião e preferências sexuais.

Não extrapole, conheça seus limites

Por ser um evento informal, muitas pessoas tendem a extrapolar, afrouxam a gravata e falam o que não devem para morrer de arrependimento no dia seguinte. Por isso, nunca se deve desperdiçar uma oportunidade de mostrar cultura, elegância e boa educação. 

Os fumantes devem estar atentos. Além das leis que proibem cigarros em ambientes fechados, é deselegante fumar junto de muitas pessoas. Lembre-se: esse é um vício apenas seu. Além disso, nesses lugares difícil é encontrar um cinzeiro e você não vai querer ficar equilibrando cinzas nas mãos. Pior ainda é jogá-las no chão. Reserve seu vício para locais abertos, arejados e, se possível, depois do evento.

Cada pessoa deve conhecer seus limites. Não queira encharcar-se de whisky e tornar-se inconveniente, pois isso, com certeza, será prejudicial à sua imagem social e profissional. Lembre-se que pessoas estigmatizadas são sempre evitadas. E embora pouca gente tenha atenção sobre isso, todas as reuniões sociais, por mais animadas que estejam, tem uma hora para acabar. Saia enquanto há movimento e não se eleja aquele ou aquela, que ficará para apagar a luz...

Etiqueta profissional e Marketing pessoal

As mudanças no mundo nos últimos tempos não significa que boas maneiras e etiqueta social estão em desuso. Ao contrário elas permanecem vivas e mais que em outras épocas são capazes de construir uma imagem positiva, sendo imprescindíveis para o marketing pessoal. Existe uma coisa que, apesar de não estar escrita, é válida e tem enorme influência, que são as chamadas convenções, que compõem a escala de valores das pessoas, grupos e sociedades. Assim, convencional é tudo aquilo que é aceito por consentimento em geral, uma forma de agir no convívio social.

Quando você se comporta de acordo com uma escala de valores de um grupo, é mais facilmente aceito pelo grupo. E, quando quebra uma convenção, fica sujeito a julgamentos que podem lhe afastar do grupo ou ser rejeitado. Isso não significa que você deva aderir a convenções que firam seus princípios. Por exemplo, consumir drogas porque todos do grupo consomem. Nesse caso, é melhor mudar de grupo.

Também existem simbolos, estilos e comportamentos que são associados a imagens predefinidas. Essas imagens normalmente são formadas pelas convenções sociais, próprias do ambiente em que se convive. Cada um de nós, de acordo com sua própria ótica e interesses, forma uma imagem particular do mundo. Portanto, os outros também formam suas próprias imagens a nosso respeito. Cabe-nos transmitir a imagem dentro dos simbolos convencionados de acordo com os nossos interesses. Esse é o grande segredo do protocolo social e o segredo do marketing pessoal eficiente.

Então devemos desenvolver nossa percepção para captar os simbolos do grupo. Normalmente existem alguns que são convencionados. Usar terno e gravata mostra status e respeito. Usar um sorriso, mostra simpatia e generosidade. Usar joias e coisas douradas mostram luxo e vaidade. Estar a ler um livro demonstra cultura e também as cores que podem dizer muito sobre você. O resultado do que fazemos depende da maneira como nos relacionamos com os outros, como nos apresentamos e como elas nos interpretam.

As pessoas sempre estão avaliando umas às outras, seja no aspecto técnico como comportamental. Entonação de voz, postura, modos de sentar, de comer, de cumprimentar, tudo reflete sua pessoa e tudo é considerado na avaliação que fazem de você. O modo como cumprimentamos, nossa expressão facial, modo de andar, de vestir, a apresentação, tudo integra um conjunto que vai passar informações a nosso respeito.

Por isso devemos ter em mente que causar uma primeira boa impressão é uma oportunidade única. Se perdemos essa chance, levaremos muito mais tempo para consertar. Para isso devemos evitar modos artificiais que podem nos trair em um momento de distração e depõem contra nós. No momento das apresentações, devemos estar atentos às normas de apresentações, evitando gafes e indelicadezas.

Vide post específico sobre:
Gafes, Dress Code, Cumprimentos, Cartões de visita