O baile de formatura deve ser marcado pela diversão junto aos colegas e convidados, por isso é necessário um local agradável, que tenha uma ambientação com boa ventilação, copa e cozinha, facilidade de estacionamento e principalmente que tenha capacidade para abrigar todos os convidados, além de banheiros em número suficiente para a quantidade de convidados. Em geral calcula-se o mínimo de 1 banheiro para cada 60 pessoas.
Cada formando tem direito a uma mesa com cadeiras pelo menos para a metade de seus convidados. Assim, se um formando tem direito a 20 convidados, deve ter uma mesa de 1.40 de diâmetro com 10 cadeiras. Portanto, o local deve ter pufs e recamier para atender os excedentes da mesa. Deve-se reservar mesas para o paraninfo, professores, Reitor e Vice Reitor e outras autoridades da universidade, como também para os integrantes a banda, pessoal de filmagem e fotos, e para o cerimonial. O salão de festas deve ter capacidade suficiente para a quantidade de mesas, área de circulação e pista de dança.
A decoração deve privilegiar a harmonia com o local. O arranjo do centro da mesa não deve atrapalhar a visão e a comunicação entre os convidados. Se o baile possuir um tema ou cores escolhidas para a formatura, todos os preparativos, por exemplo, as cores das toalhas, arranjos, pufs, sofás e recamier devem recair sobre a cor e temas escolhidos.
No local de realização do baile devem ser disponibilizados porteiros, recepcionistas para orientar formandos e convidados até suas mesas, seguranças treinados para esse tipo de evento, manobristas e coordenadores. Uma lista de convidados deve ser entregue aos organizadores do evento para eventual conferência de convites. O traje deve ser esporte fino e a maquiagem, penteados e preparação dos formandos podem ser realizados por um salão contratado especialmente para o evento. Acessórios divertidos como perucas, plumas e óculos para serem usados na pista de dança, complementam a diversão.
O estilo do baile é definido entre a comissão de formatura. O número de convidados, local, horário, e outros fatores influenciarão no baile. Um item importante é a contratação de orquestra, banda ou um DJ, além de um profissional de iluminação e transmissão de áudio visual. O repertório é o diferencial de cada banda, porém a comissão de formatura deve definir um repertório bem eclético, com diversos estilos agradando a todas as idades.
O Buffet deve ser contratado por escrito discriminando as obrigações de ambas as partes e detalhando o tipo de comida e bebida, bem como marca de bebidas, acessórios necessários, número de garçons, cozinheiras e auxiliares. O tipo de comida a ser servida e a quantidade de convidados, determina o número de profissionais necessários. Quanto mais sofisticado ou mais elaborado o cardápio, e maior quantidade de convidados, será relativamente maior o número de profissionais a serem contratados, o que onera muito o serviço do buffet.
É importante ao utilizar os serviços de um Buffet, escolher um cardápio diversificado de acordo com o horário e o tempo de duração do evento. Quanto maior a duração, maior será a quantidade de comida e bebida. Em um baile de formatura, o usual é um coquetel servido de salgadinhos assados, folhados, fritos e frios, com um prato quente.
O cálculo de bebidas deve prever que, em geral, as formaturas têm mais convidados jovens e, portanto, maior consumo de bebidas, porém nem todos consomem bebidas alcóolicas. Um cálculo tradicional para um grupo de 100 pessoas, prevê 5 caixas de cerveja, 3 caixas de vinho, 25 pets de refrigerantes de 2 litros. A mesa de café colonial valoriza o evento, com sequilhos variados, trufas, licor, gotas de chocolates, café comum, cappuccino e 5 bombons por pessoa.
O horário é a base para um evento, pois a maioria dos fornecedores trabalha por 6 horas de evento. Ultrapassando este tempo é cobrada hora extra de salão, banda, buffet, segurança e significa maior consumo de bebidas e salgados. Neste caso, a comissão deve programar um fundo de reserva para o pagamento de hora extra da banda, salão, garçons e segurança, além do consumo extra de bebidas e salgados.
As sobras das bebidas podem ser devolvidas ao fornecedor ou compradas pelo Buffet a preço de custo. Em caso de consumo excedente de bebidas, o excedente será cobrado como reserva. Em caso de sobras, os salgados não podem ser devolvidos ao buffet, mas o consumo excedente será cobrado como reservas. Normalmente os buffets experientes nunca deixam que haja desperdício e nem permitem que os convidados saiam mal servidos.
Cada formando tem direito a uma mesa com cadeiras pelo menos para a metade de seus convidados. Assim, se um formando tem direito a 20 convidados, deve ter uma mesa de 1.40 de diâmetro com 10 cadeiras. Portanto, o local deve ter pufs e recamier para atender os excedentes da mesa. Deve-se reservar mesas para o paraninfo, professores, Reitor e Vice Reitor e outras autoridades da universidade, como também para os integrantes a banda, pessoal de filmagem e fotos, e para o cerimonial. O salão de festas deve ter capacidade suficiente para a quantidade de mesas, área de circulação e pista de dança.
A decoração deve privilegiar a harmonia com o local. O arranjo do centro da mesa não deve atrapalhar a visão e a comunicação entre os convidados. Se o baile possuir um tema ou cores escolhidas para a formatura, todos os preparativos, por exemplo, as cores das toalhas, arranjos, pufs, sofás e recamier devem recair sobre a cor e temas escolhidos.
No local de realização do baile devem ser disponibilizados porteiros, recepcionistas para orientar formandos e convidados até suas mesas, seguranças treinados para esse tipo de evento, manobristas e coordenadores. Uma lista de convidados deve ser entregue aos organizadores do evento para eventual conferência de convites. O traje deve ser esporte fino e a maquiagem, penteados e preparação dos formandos podem ser realizados por um salão contratado especialmente para o evento. Acessórios divertidos como perucas, plumas e óculos para serem usados na pista de dança, complementam a diversão.
O estilo do baile é definido entre a comissão de formatura. O número de convidados, local, horário, e outros fatores influenciarão no baile. Um item importante é a contratação de orquestra, banda ou um DJ, além de um profissional de iluminação e transmissão de áudio visual. O repertório é o diferencial de cada banda, porém a comissão de formatura deve definir um repertório bem eclético, com diversos estilos agradando a todas as idades.
O Buffet deve ser contratado por escrito discriminando as obrigações de ambas as partes e detalhando o tipo de comida e bebida, bem como marca de bebidas, acessórios necessários, número de garçons, cozinheiras e auxiliares. O tipo de comida a ser servida e a quantidade de convidados, determina o número de profissionais necessários. Quanto mais sofisticado ou mais elaborado o cardápio, e maior quantidade de convidados, será relativamente maior o número de profissionais a serem contratados, o que onera muito o serviço do buffet.
É importante ao utilizar os serviços de um Buffet, escolher um cardápio diversificado de acordo com o horário e o tempo de duração do evento. Quanto maior a duração, maior será a quantidade de comida e bebida. Em um baile de formatura, o usual é um coquetel servido de salgadinhos assados, folhados, fritos e frios, com um prato quente.
O cálculo de bebidas deve prever que, em geral, as formaturas têm mais convidados jovens e, portanto, maior consumo de bebidas, porém nem todos consomem bebidas alcóolicas. Um cálculo tradicional para um grupo de 100 pessoas, prevê 5 caixas de cerveja, 3 caixas de vinho, 25 pets de refrigerantes de 2 litros. A mesa de café colonial valoriza o evento, com sequilhos variados, trufas, licor, gotas de chocolates, café comum, cappuccino e 5 bombons por pessoa.
O horário é a base para um evento, pois a maioria dos fornecedores trabalha por 6 horas de evento. Ultrapassando este tempo é cobrada hora extra de salão, banda, buffet, segurança e significa maior consumo de bebidas e salgados. Neste caso, a comissão deve programar um fundo de reserva para o pagamento de hora extra da banda, salão, garçons e segurança, além do consumo extra de bebidas e salgados.
As sobras das bebidas podem ser devolvidas ao fornecedor ou compradas pelo Buffet a preço de custo. Em caso de consumo excedente de bebidas, o excedente será cobrado como reserva. Em caso de sobras, os salgados não podem ser devolvidos ao buffet, mas o consumo excedente será cobrado como reservas. Normalmente os buffets experientes nunca deixam que haja desperdício e nem permitem que os convidados saiam mal servidos.
Nenhum comentário:
Postar um comentário